Nicht nur in Zeiten der Corona-Pandemie arbeiten mehr und mehr Arbeitnehmer*innen aus dem Home-Office. Das Aufrechthalten der Kommunikation intern und extern ist dabei extrem wichtig, auch um die sozialen Kontakte zu den Kollegen und Kunden zu behalten.
Während die meisten Nutzer*innen die Webcams an den Laptops im Alltag stets abgeklebt haben und der Schutz der Privatsphäre dort schon angekommen ist, werden völlig sorglos über Videokonferenz-Tools Konferenzen mit betriebsinternen Informationen abgehalten.
Der Markt für Video-Tools boomt, aber welche Anbieter halten sich an die Vorgaben der DSGVO? Wir geben Ihnen einen kurzen Überblick:
Anforderungen an das Tool
Zuvor klären wir aber noch die Anforderungen, die an Videokonferenz-Tools gestellt werden müssen.
- Stellt die interne IT ein unternehmenseigenes Tool zur Verfügung oder muss auf externe Anbieter zurückgegriffen werden?
- Tools aus Deutschland oder der EU sollten bevorzugt werden, da sie unmittelbar den Vorgaben der EU-DSGVO unterliegen
- Mit externen Anbietern muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) geschlossen werden
- Business-Versionen sollten stets kostenlosen Versionen bevorzugt werden, da sie meist mehr Sicherheit bieten
- Die Verbindung muss verschlüsselt sein / Daten müssen verschlüsselt übertragen werden
Microsoft Teams
Microsoft hat angekündigt, Microsoft Teams bis Ende 2020 kostenlos zur Verfügung zu stellen und bietet Unternehmen damit in der Corona-Krise eine wertvolle Software zur ortungebundenen Kommunikation zur Verfügung. Auch Videokonferenzen sind damit möglich.
- Microsoft 365, zu dem Microsoft Teams gehört, ist u.a. nach ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018 zertifiziert
- Gehostet in den USA, aber durch das EU-US-Privacy ShieldAlle Daten werden in den USA gespeichert, werden aber vor dem Zugriff der Regierung geschützt. geschützt
- Microsoft stellt für Microsoft Teams ein eigenes Data-Processing-Addendum (AV-Vertrag) zur Verfügung
TeamViewer
TeamViewer kann nicht nur für Fernwartungen genutzt werden, womit das Tool bekannt wurde, sondern auch für Videokonferenzen.
- Sitz in Deutschland
- Auftragsverarbeitungsvertrag wird auf Anfrage gestellt
- Informationen: https://www.teamviewer.com/de/dsgvo/#1534251422746-6ccc2218-92f9)
- TeamViewer schließt Übermittlung von Google Tracking Tools in die USA nicht aus
Google Hangout
- Gehostet in den USA, aber durch das EU-US-Privacy Shield geschützt
- Google stellt eigenes Data-Processing-Addendum (AV-Vertrag) zur Verfügung
Slack
- Gehostet in den USA, aber durch das EU-US-Privacy Shield geschützt
- u.a. nach ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018 zertifiziert
- Slack stellt eigenes Data-Processing-Addendum (AV-Vertrag) zur Verfügung
GoToMeeting
- Gehostet in den USA, aber durch das EU-US-Privacy Shield geschützt
- GoToMeeting stellt eigenes Data-Processing-Addendum (AV-Vertrag) zur Verfügung
Zoom
- Gehostet in den USA, aber durch das EU-US-Privacy Shield geschützt
- Zoom hat seine Datenschutzerklärung Ende März angepasst und mehr Transparenz hereingebracht
- Informationen: https://zoom.us/de-de/privacy.html
- im Ermittlungsverfahren an Behörden weiter gegeben werden
- Zoom stellt eigenes Data-Processing-Addendum (AV-Vertrag) zur Verfügung
- Mit dem Tool können Besprechungen aufgezeichnet werden, dabei müssen die Teilnehmer dem zustimmen
- Zoom kann Attention TrackingBewegungen der Maus werden gemessen, um festzustellen, dass die Zuschauer der Präsentation aufmerksam folgen. einsetzen.
Fazit
Bis auf TeamViewer werden die genannten Tools alle in den USA gehostet und betrieben. Dank dem EU-US-Privacy Shield sind die Daten aber vor den amerikanischen Behörden sicher. Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sprechen Sie am Besten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und gehen alle technisch- und organisatorischen Maßnahmen bei Videokonferenzen an. Achten Sie stets darauf, dass die Übertragungen verschlüsselt sind und das keine Unbefugten Zugang zu Ihren Konferenzen haben. Geben Sie Einladungen nur persönlich heraus und schützen Sie jede Besprechung mit einem Code.
Lesetipp: „Knigge für Videokonferenzen“ von unserem Partner, der SkySystems IT GmbH
